Tervetuloa Focukseen

NepsyFocus Oy:n asiakasrekisterin ja terveydenhuollon potilasrekisterin tietosuojaseloste
Päivitetty 6/2023

1. Rekisterinpitäjä
NepsyFocus Oy
Y-tunnus: 3346959-3
Annankatu 25 H 45-46
00100 Helsinki
[email protected]
p. 040 752 4009

Rekisteri koskee palveluja ja terveydenhuollon palveluja, joita tuottavat NepsyFocus Oy tai NepsyFocus Oy:ssä toimiva itsenäinen ammatinharjoittaja (tai yhtiö, jonka lukuun ammatinharjoittaja toimii). Ammatinharjoittaja on luovuttanut rekisterin teknisen ylläpidon NepsyFocus Oy:lle. Asiakas- ja potilastietojärjestelmä on kolmannen osapuolen tarjoama palvelu

2. Osarekisterinpitäjä/NepsyFocus Oy:n laskutustiedot
Käytössä on kolmannen osapuolen tarjoama taloushallinto-ohjelma Netvisor. NepsyFocus Oy:llä on sopimus laskutuspalveluista ja siihen liittyvästä osarekisterin ylläpidosta ja suojauksesta.

3. Yhteisrekisteri/Kanta
Kanta-potilastiedon arkisto: Sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä annetun lain (159/2007) perusteella ammattilaisen kirjaama potilastieto siirtyy Kelan ylläpitämään Kanta-potilastiedon arkistoon.

Muiden (pois lukien sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaiset) ammattilaisten kirjaamat asiakastiedot eivät siirry Kanta-potilastiedon arkistoon.

Kelan reseptikeskus: Potilaan sähköiset reseptit tallentuvat reseptikeskukseen, jonka rekisterinpitäjänä toimii Kela. (Kts. tarkemmin www.kela.fi)

4. Rekisterin nimi
NepsyFocus Oy:n asiakas- ja potilasrekisteri
Osarekisterin nimi: NepsyFocus Oy:n laskutustiedot (Netvisor).

5. Rekisterin yhteyshenkilö ja tietosuojavastaava
Yhteyshenkilö:
Satu Korpela
Annankatu 25 H 45-46, 00100 Helsinki
[email protected]
p. 0407524009

Tietosuojavastaava:
Camilla Hagelstam
Annankatu 25 H 45-46, 00100 Helsinki
[email protected]
p. 0503762765

6. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn lainmukainen peruste (GDPR 6 ja 9 artiklat)
Asiakasrekisteri: Asiakastietorekisterin käyttö perustuu asiakkaan ja NepsyFocus Oy:n ammattihenkilön asiakassuhteeseen ja asiakkaan antamaan suostumukseen. Asiakasrekisteriä käytetään käyntien laskutukseen sekä toiminnan suunnitteluun ja tilastointiin.

Potilasrekisteri: Potilastietojen käsittelyn perusteena on lakisääteinen velvoite. Potilasrekisteriä käytetään potilaan tutkimuksen ja hoidon suunnitteluun, toteutukseen ja seurantaan. Sitä käytetään myös tutkimusten ja hoidon laskutukseen, oman toiminnan suunnitteluun ja tilastointiin. Potilasrekisterin käyttö perustuu asiakkaan ja hoitavan terveydenhuollon ammattihenkilön asiakassuhteeseen ja asiakkaan suostumukseen.

7. Rekisterin tietosisältö
Potilasrekisteri sisältää lakisääteiset hoitoon liittyvät potilastiedot ja -kirjaukset sekä hoitoon liittyvät muut asiakirjat. Lisäksi rekisteri sisältää testipöytäkirjat. Potilasrekisteri sisältää sekä manuaalisesti että sähköisesti säilytettävää aineistoa.

Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Potilaan asemasta ja oikeuksista annetun lain (785/1992) 12§:n mukaan potilasasiakirjoihin merkitään vain potilaan hoidon järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan turvaamiseksi tarpeelliset tiedot. Sosiaali- ja terveysministeriön asetuksen (298/2009) 10§:n mukaisesti nimi, henkilötunnus, kotikunta ja yhteystiedot sekä alaikäisen potilaan osalta huoltajien tai muun laillisen edustajan nimi ja yhteystiedot. Rekisteriin tulee myös täysi-ikäiselle potilaalle määrätyn laillisen edustajan nimi ja yhteystiedot. Tietoja ei yhdistetä muihin rekistereihin.

Asiakasrekisteri (muiden kuin sosiaali- ja terveydenhuollon alan ammattilaisten asiakkaiden osalta) sisältää seuraavat tiedot: nimi, henkilötunnus, kotikunta ja yhteystiedot sekä alaikäisen potilaan osalta huoltajien tai muun laillisen edustajan nimi ja yhteystiedot. Rekisteriin tulee myös täysi-ikäiselle potilaalle määrätyn laillisen edustajan nimi ja yhteystiedot. Lisäksi rekisteriin kirjataan laskutuksen kannalta oleelliset käyntitiedot. Tietoja ei yhdistetä muihin rekistereihin.

Osarekisterin tietosisältö (NETVISOR): laskutusosoite, asiakkaan/potilaan nimi, henkilötunnus, maksusitoumuksen numeron, käyntimäärät

8. Säilytysaika
Asiakas- ja potilasrekisteriin tallennettujen henkilötietojen säilytysajoissa noudatetaan kulloinkin voimassa olevaa asetusta (https://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2009/20090298). Muussa kuin sähköisessä muodossa olevat asiakirjat tuhotaan käyttäen tietosuojajätteelle tarkoitettua tuhoamispalvelua.

9. Tietojen säännönmukaiset luovutukset sekä siirrot
Asiakas- ja potilastiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoja saavat käsitellä vain palvelun tai hoidon toteutukseen tai asian käsittelyyn osallistuvat henkilöt. Tietoja käsittelevillä on vaitiolovelvollisuus. Henkilötietoja voidaan luovuttaa sivullisille vain perustellusta syystä asiakkaan/huoltajan luvalla tai nimenomaisen lain säännöksen nojalla. Rekisteritietojen luovutuksessa noudatetaan henkilötietolakia. Terapiapalautteet lähetetään sopimusten mukaisesti lähettävälle taholle sekä asiakkaalle itselleen tai alaikäisen asiakkaan huoltajille/lailliselle edustajalle. Jos alaikäinen potilas ikäänsä ja kehitystasoonsa nähden kykenee päättämään hoidostaan, hänellä on oikeus kieltää terveydentilaansa ja hoitoansa koskevien tietojen antaminen.

Potilastietoja voidaan luovuttaa EU:n/ETA:n ulkopuolelle vain niissä tilanteissa, joissa potilaan elintärkeä hoito välttämättä edellyttää tietojen luovutusta. Tietoja luovutetaan voimassa olevan lain puitteissa tai potilaan/huoltajan erillisellä luvalla.

10. Rekisterin tietojen käyttö, suojauksen periaatteet ja rekisterin säilytyspaikka
Rekisterin tietoja voivat käyttää ainoastaan asianomaisessa toimintayksikössä tai sen toimeksiannosta asiakasta tai potilasta hoitavat tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat henkilöt. Rekisterinpitäjän ylin johto antaa käyttöoikeudet työntekijöille siinä laajuudessa, kuin työtehtävien hoito sitä edellyttää.

Sähköinen aineisto: Asiakas- ja potilastiedot tallennetaan A1-luokituksen mukaiseen asiakas- ja potilastietojärjestelmään. Palvelu on asennettu palvelutarjoajan palvelinsaliin, joka sijaitsee EU-alueella, ja jossa noudatetaan EU-tietosuoja-asetuksia. Järjestelmä on salasanasuojattu. Potilastietojärjestelmä on Kanta-sertifioitu tietojärjestelmä.

Järjestelmä tallentaa terveydenhuollon kirjaukset potilastietojärjestelmään ja muiden toimijoiden kirjaukset tästä erilliseen asiakasrekisteriin. Potilastietojärjestelmän tiedot siirtyvät Kanta-tietojärjestelmään. Asiakasrekisterin tiedot eivät siirry Kanta-tietojärjestelmään. Tietojen käyttöä valvotaan lokitietoja seuraamalla.

Manuaalinen aineisto: NepsyFocus Oy sekä NepsyFocus Oy:ssä toimivat itsenäiset ammatinharjoittajat/alihankkijat säilyttävät asiakastiedot ja muut asiakkaan hoitoon, tutkimuksiin, kuntoutuksiin tai terapioihin liittyvät asiakirjat säännösten mukaisesti lukituissa tiloissa. Samoin asiakkaiden täyttämät kirjalliset tietosuoja- ja tietojen luovuttamissopimukset säilytetään lukituissa tiloissa.

Laskutustiedot osarekisterissä: Laskutuksessa käytetään kohdassa ”Sähköinen aineisto” mainittua A1-luokan asiakas- ja potilastietojärjestelmää sekä Netvisor taloushallinto-ohjelmaa.

11. Tarkastusoikeus, tiedon oikaiseminen tai poistaminen
Asiakkaalla on oikeus saada pääsy tietoihin (EU 2016/679:n 15. artikla) ja oikeus tarkistaa itseään koskevat asiakas- ja potilasrekisterin tiedot (Tietosuojalaki: https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2018/20181050). Terveydenhuollon palvelujen osalta asiakas näkee omat tietonsa myös OmaKanta-järjestelmän kautta. Muutoin niin asiakas- kuin potilasrekisterissä olevat tiedot luovutetaan asiakkaalle kirjallisina. Pyyntö hoidon järjestämiseen, terapia- tai kuntoutussopimukseen ja hoitopalautteisiin liittyvissä asioissa esitetään asianomaiselle ammatinharjoittajalle. Yleisissä rekisteriasioissa pyyntöihin vastaa NepsyFocus Oy.

Asiakkaalla on oikeus vaatia tiedon oikaisua tai poistamista. Nämä pyynnöt tehdään kirjallisesti. Oikaisupyynnöstä on käytävä selkeästi ilmi, mitä tietoa oikaisu- tai poistopyyntö koskee ja miten korjaus pyydetään tekemään. Pyynnöt esitetään ensisijaisesti kirjauksen tehneelle ammattilaiselle ja tarpeen mukaan NepsyFocus Oy:lle tai potilasasiamiehelle (Arto Leinonen, p. 0449061408). Oikaisut ja mahdolliset toimenpiteet tekee henkilö, jolla on potilasrekisterin korjauksen tekoon erityinen oikeus.

Huomioitavaa on, että terveydenhuollon ammattihenkilöllä on aina velvollisuus laatia potilasasiakirjat, joita lain mukaan on säilytettävä 12 vuotta henkilön kuoleman jälkeen tai 120 vuotta hänen syntymästään laskien siinä tapauksessa, jos kuolinvuosi ei ole tiedossa. Tästä johtuen EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 17 artiklan mukaista oikeutta henkilötietojen poistamiseen ei ole potilasasiakirjojen kohdalla.

Jos asiakas kokee, että hänen tietojaan ei ole käsitelty asianmukaisella tavalla tai hän haluaa tehdä valituksen, pyydetään häntä ottamaan yhteyttä NepsyFocus Oy:n tietosuojavastaavaan (Camilla Hagelstam, [email protected], p. 0503762765), potilasasiamieheen (Arto Leinonen, p. 0449061408) tai tietosuojavaltuutettuun (www.tietosuoja.fi).